Front Office & Organisation (m/w/d)

DEINE AUFGABEN:

• Du bist erste Ansprechperson für Besucher:innen und Gäste. Mit deinem Organisationstalent sorgst du für einen professionellen und reibungslosen Ablauf.
• Du arbeitest gerne selbstständig und zuverlässig, bist gut organisiert und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick – dazu gehört auch, dass du regelmäßig Brief- und Paketwege planst, den Posteingang verwaltest und entsprechende Versand- bzw. Empfangsprozesse sicherstellst.
• Du koordinierst eingehende Anrufe, leitest Anfragen strukturiert weiter und stellst sicher, dass Informationen zuverlässig an der richtigen Stelle ankommen.
• Du verantwortest den Empfangsbereich und achtest darauf, dass dieser einladend, gut organisiert und repräsentativ wirkt.
• Du verantwortest den Postein- und -ausgang, nimmst Lieferungen an und behältst den Überblick über laufende Bestellungen für Büro- und Küchenbedarf.
• Du übernimmst die Organisation und sorgfältige Pflege unserer Datenbank und stellst sicher, dass relevante Daten aktuell und strukturiert erfasst sind.
• Dabei gilt: Bewährtes darf bleiben – gleichzeitig freuen wir uns über deine Ideen, wenn es darum geht, Prozesse sinnvoll weiterzuentwickeln und zu vereinfachen.

Das macht dich aus:

• Du trittst freundlich und professionell auf und hast Freude am Kontakt mit Menschen.
• Die Kommunikation in Wort und Schrift fällt dir leicht und du verfügst über ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse für die telefonische und schriftliche Kommunikation.
• Du verfügst über grundlegende EDV-Kenntnisse (z.B. E-Mail, Textverarbeitung, Datenbankpflege) und bist offen, dich in neue Programme einzuarbeiten.
• Du denkst Lösungsorientiert, erkennst, wo etwas gebraucht wird, und packst pragmatisch an.
• Erfahrung im Empfangs- oder Office-Bereich ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung – wichtiger sind uns Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Deine Neugier macht dich offen für die Zusammenarbeit mit unseren unterschiedlichen Abteilungen. Du bist ein:e Teamplayer:in mit Integrationsfreude im Sinne der Diversität. Deine Handlungen sind reflektiert und mit deinen Kolleg:innen gut abgestimmt.

Das kannst du erwarten:

• Eine Arbeitgeberin, bei der die Menschen tatsächlich im Mittelpunkt stehen. Mehr dazu hörst du in unserem ÖJAB-Podcast Gemeinsam Zukunft Gestalten. 
• Ein Job mit Sinn in einem familiären Arbeitsumfeld voller Wertschätzung und der Möglichkeit mitzugestalten. 
• Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Raum für Verantwortung und selbständiges Arbeiten. 
• Die Mitarbeit in einer wertebeständigen, nachhaltigen und an der Basis der Zivilgesellschaft tätigen österreichischen NGO. 
• Interdisziplinäre und interkulturelle Teams, die loyal, neugierig und zuverlässig zusammenarbeiten. 
• Das Arbeiten im Homeoffice auf Basis einer vertrauensvollen Teamzusammenarbeit wird nach der Einarbeitungsphase tageweise möglich sein. 
• Teilnahme an zahlreichen Fort- und Weiterbildungsinitiativen, Teamentwicklungs- und Vernetzungsveranstaltungen sowie vereinsübergreifenden gesellschaftlichen und sportlichen Events. 
• Exklusive Einkaufsvorteile für ÖJAB-Mitarbeiter:innen, geförderte Zukunfts- und Gesundheitsversicherung. 
• Eine Vielzahl an freiwilligen Sozialleistungen und gesundheitsfördernden Initiativen.

Für diese Position ist laut SWÖ-Kollektivvertrag ein Bruttomonatsgehalt von mind. € 2.676,40 auf Vollzeitbasis (37 Wochenstunden) vorgesehen. Du hast mehr als das Minimum zu bieten? Wir auch! Abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung ist eine Überzahlung für uns selbstverständlich!

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Bist du bereit, mit deiner Erfahrung und deinem herzlichen Wesen als Front Office Mitarbeiterin in einer renommierten österreichischen NGO eine Menschen-zentrierte Unternehmenskultur mitzugestalten? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams, um mit deiner positiven Einstellung und deinem Engagement unsere Zentrale qualitätsbewusst zu unterstützen!

Wir bekennen uns zur Vielfalt in unseren Teams und stehen für Chancengleichheit. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden ohne Rücksicht auf Ethnie, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung oder Behindertenstatus berücksichtigt.